Ts. Nguyễn Đình Thắng
http://machsongmedia.com
Thời gian không có bờ, con người không có bến
Thời gian trôi đi, đời người qua thôi
(Từ bài thơ Le Lac của Alphonse Lamartine, bản dịch của Hà Nhật)
Thời gian không phải là vốn vì không thể giảm hoặc tăng, không thể co giãn, không thể thay thế, không thể tích luỹ và cũng không thể vay mượn. Quản lý thời gian thì chỉ là cách nói tắt. Thực ra, chúng ta không thể quản lý thời gian vì không thể làm gì để ảnh hưởng đến dòng thời gian mà chỉ có thể sắp xếp công việc cho tối ưu trên dòng thời gian.
Sắp xếp công việc tối ưu trong khoảng thời gian nhất định là 1 trong 5 bí quyết của người hoạt động hiệu quả, gồm có:
- Biết thời gian của mình đi đâu
- Chú tâm vào một trọng tâm ưu tiên cho mỗi thời kỳ
- Làm quyết định một cách hiệu quả
- Hướng đến thành quả: không rời mắt khỏi mục đích
- Khai dụng sở trường
Ở đây chúng ta sẽ nói về thời gian. Những đề tài khác sẽ hoặc đã được bàn đến trong các bài khác.
Hình 1 – Hình minh hoạ (nguồn từ Internet)
Đặc tính của thời gian
Thời gian là yếu tố không thể thiếu: Làm hay hoặc dở, thành hoặc bại đều cần thời gian. Thậm chí không làm gì thì thời gian vẫn trôi qua. Thời gian luôn luôn là yếu tố cần thiết và cũng thường là yếu tố quyết định.
Một nguyên tắc trong sản xuất là, thành tố tuyệt đối cần thiết nào khan hiếm nhất sẽ quyết định lượng sản phẩm tạo ra. Chẳng hạn, nếu bánh phở chỉ còn đủ cho 1 tô phở thì bất luận còn bao nhiêu xương, bao nhiêu thịt, bao nhiêu ngũ vị hương… thì cũng chỉ cung ứng được đúng 1 tô phở.
Thời gian thường là thành tố khan hiếm nhất vì không thể tích luỹ hôm nay để dùng cho mai sau. Và vì luôn luôn cần thiết, thời gian trở thành yếu tố quyết định trong hầu hết công việc.
Bẩm sinh con người rất dở về quản lý công việc trong khuôn khổ thời gian. Khi đang làm luận án tiến sĩ, Ông Peter F. Drucker, sau này được xem là cha đẻ ngành quản trị kinh doanh tân thời, thực hiện cuộc nghiên cứu khá lý thú. Cậu sinh viên tiến sĩ Drucker phỏng vấn một số giám đốc doanh nghiệp về những ưu tiên của họ trong chức năng giám đốc. Sau đó, cậu ta yêu cầu người thư ký của mỗi giám đốc ghi lại chi tiết các hoạt động hàng ngày của vị giám đốc kèm với thời lượng cho mỗi hoạt động. Mấy tháng sau, khi đã thu thập và phân tích dữ liệu, cậu ta trình bày kết quả nghiên cứu cho từng giám đốc tham gia phỏng vấn. Tất cả đều ngạc nhiên trước khám phá là, họ đã dành rất ít thời gian cho các ưu tiên; phần lớn thời gian của họ được dùng cho những công việc đâu đâu mà các người khác trong công ty hoàn toàn có thể làm.
Nghĩa là người ta “hạ quyết tâm” về những điểm ưu tiên, nhưng trong hành động thì lại dành nhiều thời giờ cho những việc nằm ngoài ưu tiên. Tình trạng này rất khó nhận ra để sửa đổi vì đương sự lúc nào cũng cảm thấy mình bận rộn, chứ không nghĩ là đang lãng phí thời gian. Thực tế là họ bận rộn để làm không đúng việc.
Còn một thực tế nữa: Trách nhiệm càng cao, họ càng ít khả năng kiểm soát thời gian của mình. Người có trách nhiệm cao thường phải đối mặt với các vấn đề đòi hỏi sự quan tậm và can thiệp của mình. Lĩnh vực trách nhiệm càng rộng thì xác suất xảy ra “sự cố” càng cao. Do đó, phần thời gian mà họ còn chủ động kiểm soát được còn lại rất ít. Họ phải “quản lý” thật hiệu quả phần ít thời gian còn thuộc về mình này.
Đây là một trong số nguyên nhân đằng sau các hoạt động không hiệu quả: người điều hành tổ chức rất dở về “quản lý” thời gian của chính mình và vì vai trò quan trọng của họ, điều này ảnh hưởng đến hiệu năng chung của tổ chức. Nhắc lại, 2 chữ “quản lý” được bỏ trong ngoặc kép vì thực ra thời gian không là tài nguyên để có thể quản lý.
3 nguyên tắc “quản lý” thời gian
Qua cuộc nghiên cứu kể trên, Ông Drucker đề ra 3 nguyên tắc “quản lý” thời gian: Phân tích thời gian dành cho các loại công việc, cắt bỏ những hoạt động phí thời gian, và dành khối thời gian thoả đáng để tập trung vào mỗi công việc. Tôi bổ sung và biến chế các nguyên tắc này thành công thức dưới đây.
1) Chọn không quá 3 ưu tiên cho mỗi thời kỳ và xếp hạng từ cao xuống thấp: Các ưu tiên này phải đáp ứng chương trình hành động trước mắt hoặc phục vụ sách lược dài lâu.
2) Phân bổ thời gian phù hợp với thứ tự ưu tiên: Trong thời khoá biểu làm việc tuần hoặc tháng, dành đủ thời gian cho ưu tiên cao rồi mới đến ưu tiên thấp hơn. Trong sách “7 thói quen của người hiệu quả”, tác giả Stephen Covey đặt tên cho thói quen thứ 3 là “Hãy làm trước những việc ưu tiên hàng đầu” (First Things First) — có người dịch là “Ưu tiên cho điều quan trọng nhất”. Ông Covey nhận xét rằng người hoạt động hiệu quả phải phân biệt được việc quan trọng với việc cần kíp. Gọi thợ sửa máy in bị trục trặc trong văn phòng là việc cần kíp nhưng không là việc quan trọng hiểu theo nghĩa nằm trong ưu tiên mà giám đốc tài chánh phải nhúng tay vào.
3) Củng cố thời gian thành “khối”, là khoảng thời gian liên tục, không bị cắt xẻ manh mún. Khó hoàn tất công việc đáng kể bằng cách chắp nhặt các mẩu thời gian vụn. Chẳng hạn, nếu phải soạn kế hoạch ngân sách cho hội đồng quản trị, vị giám đốc tài chánh cần hoạch định thời gian thành những “khối” không ít hơn 3 tiếng đồng hồ không bị chia trí bởi những việc khác.
4) Phân bổ khoảng thời gian “trống” cho những việc phát sinh để tránh ăn lẹm vào khối thời gian cho việc ưu tiên. Nếu bị lẹm thời gian thì phải bổ khuyết ngay sau đó. Các khoảng thời gian trống này đóng vai trò trái độn để bảo vệ khối thời gian đã khoanh cho việc ưu tiên.
5) Ấn định những việc “ở sau cùng” (dịch từ chữ “posteriority”, một khái niệm không hiện hữu trong tiếng Việt). Nghĩa của nó là những việc tuyệt nhiên không làm. Chẳng hạn, đối với người đang thực hiện kế hoạch thì những việc gì không nằm trong kế hoạch mà lại rút đi nguồn lực cần thiết cho kế hoạch phải bị đẩy xuống sau cùng. Tốt hơn, cần đẩy chúng ra khỏi thời khoá biểu.
6) Uỷ quyền tất cả các công việc mà nguời khác có thể làm được, và huấn luyện để họ quán xuyến công việc mà không cần đến mình nữa. Nói cách khác, tránh ôm đồm trong khi có thể giao việc cho người khác.
7) Ghi và truy thời gian: Ghi thời gian và thời lượng bỏ ra cho mỗi công việc; định kỳ (mỗi cuối tuần chẳng hạn), đối chiếu thông tin này với các ưu tiên; điều chỉnh thời khoá biểu cho những tuần sau nếu cần.
Dưới đây là một ví dụ về cách phân bổ thời gian trên lịch công tác, phản ảnh các ưu tiên. Ghi chú: Xanh dương – thực hiện đề án (ưu tiên 1); vàng — công tác củng cố tổ chức (ưu tiên 2); xanh lam – trau dồi kỹ năng cá nhân (ưu tiên 3); hồng — thời gian “trái độn” cho việc phát sinh. Hiện nay có nhiều ứng dụng tin học để quản lý thời gian — các ứng dụng này có thể tự động theo dõi, ghi lại, và phân loại các hoạt động một cách tiện ích cho người sử dụng máy tính. 
Hình 2 – Ví dụ về bảng phân bổ thời gian
Không lãng phí thời giờ của người khác
Trong hoạt động mang tính tổ chức, mỗi cá nhân còn phải ý thức là không làm phí thời gian của người khác — công việc của những người cùng chương trình hành động đều có ảnh hưởng liên đới với nhau. Một người hoàn tất trễ hoặc sai công việc mình đảm đương sẽ ảnh hưởng đến nhiều hoặc mọi người khác trong nhóm. Sự phối hợp càng chặt chẽ, ảnh hưởng càng nặng nề. Hãy hình dung ê-kíp bác sĩ giải phẫu đang hợp tác trong ca phẫu thuật phức hợp — nhất nhất động tác của họ phải ăn khớp với nhau. Hoặc, đơn giản là đến họp trễ giờ, để những người khác phải đợi. Chỉ cần 1 người trễ 5 phút, buổi họp 10 người sẽ lãng phí tổng cộng 50 phút mà lẽ ra có thể dùng để làm việc nghĩa ích.
Theo Ông Drucker, nguyên nhân thường dẫn đến lãng phí thời gian chung là quản trị kém. Các hình thức quản trị kém bao gồm:
1) Chờ nước đến chân: Nghĩa là không chuẩn bị sẵn cho sự kiện đã biết trước. Chẳng hạn, một tổ chức đề ra quy trình chuẩn bị cho cuộc kiểm toán hàng năm, và giao mỗi người một việc cụ thể thì cuộc kiểm toán sẽ nhẹ nhàng và chóng vánh. Bằng không năm nào cũng phải hao tổn tiền bạc, công sức, và thời gian trong trạng thái chữa cháy.
2) Quản lý thông tin và mặt hàng xuất liệu kém: Thông tin cần nhưng đến không kịp cho người cần sử dụng, hoặc thông tin đến nhưng không dùng được ngay vì chưa phối kiểm độ chính xác hoặc vì cần được xử lý thêm. Trường hợp cuối cùng này thường xảy ra đối với người mang tâm lý giao hàng cho xong nhưng không quan tâm sản phẩm của mình có sẵn sàng cho người khác sử dụng hay không. Hãy hình dung thực khách được bưng ra tô phở nhưng bánh phở còn cứng đơ.
3) Nghiện họp: Ông Drucker chủ trương là họp nên được xem là ngoại lệ hơn là sinh hoạt bình thường và chỉ nên họp khi nhiều người cần chia sẻ thông tin để thực hiện công việc hoặc làm quyết định. Một buổi họp thiếu trọng tâm và thiếu tập trung sẽ chỉ làm tốn thời giờ của mọi người. Cũng theo Ông Drucker, một tổ chức không nên tốn hơn 25% thời gian cho họp hành.
Lãng phí thời gian do kém năng lực điều hành và quản trị
Dưới đây là một số lỗi người điều hành và quản trị một tổ chức thường vấp phải, làm lãng phí thời gian:
1) Biến mình thành “nút nghẽn”: Tình trạng này xảy ra khi một người muốn tham dự vào mọi quyết định từ nhỏ đến lớn. Do không đủ thời gian hoặc năng lực để quán xuyến mọi quyết định, chính người này làm cho dòng chảy của công việc bị tắc nghẽn. Đây là dấu hiệu của một tổ chức thiếu định chế hoá vì nó phụ thuộc vào một người.
2) Ngụp lặn trong các thủ tục rườm rà: Đây là hiện tượng khi định chế hoá bị hiểu lầm với chế độ cửa quyền, nơi rất nhiều nút nghẽn hành chánh làm cho dòng chảy của công việc trở thành ì ạch hoặc đình trệ.
3) Hoạt động không kế hoạch, phương án: Có thể nói, đây là cách lãng phí thời gian nghiêm trọng nhất. Trước hết, nó dẫn đến tình trạng làm không đến nơi đến chốn, bỏ dở việc đang làm để nhảy sang việc mới, chạy theo sự kiện nóng chứ không nhằm thay đổi hiện trạng hoặc tạo phúc lợi cho đối tượng phục vụ. Thời gian trôi qua, cả tổ chức dậm chân tại chỗ.
Sắp xếp thứ tự công việc
Nguyên lý “hãy làm trước những việc ưu tiên hàng đầu” trong thực tiễn cần được bổ sung. Khi thực hiện công tác, nhiều khi chúng ta không biết nên làm việc nào trước, việc nào sau. Công thức đơn giản để sắp xếp công việc trên dòng thời gian là: Làm trước những việc quan trọng hơn và phụ thuộc nhiều hơn vào người khác. Ví dụ: Để thực hiện buổi huấn luyện nhân sự, việc đứng lớp phụ thuộc hoàn toàn vào giảng viên, và tầm quan trọng cũng rất cao vì nếu không có giảng viên thì cũng không thể có buổi huấn luyện. Do đó chốt được giảng viên là một trong những việc đầu tiên phải thực hiện.
Hình 3 – Ví dụ về phân loại việc phải làm trước
Trong bảng trên đây, khi mức phụ thuộc và tầm quan trọng đều cao thì “mức khẩn” thuộc hạng 1, cần khởi động trước hết. Kế đến, mức khẩn hạng 2 là các công việc mà chỉ mức phụ thuộc hoặc tầm quan trọng là cao. Nếu cả 2 đều thấp thì mức khẩn thuộc hạng 3.
Một công việc có thể không quan trọng bằng một số công việc khác vẫn phải khởi sự sớm nếu nó tuỳ thuộc vào người khác. Lý do là chúng ta không thể kiểm soát được thời gian của người khác. Nếu bắt đầu sớm thì còn có thể hối thúc, hoặc tìm người thay thế. Nếu để cận thời hạn mới khởi động thì e không kịp xoay xở.
Kết Luận
Thời gian không là một dạng tài nguyên để chúng ta sở hữu, sử dụng hoặc quản lý. Điều duy nhất mà chúng ta có thể làm là tổ chức và sắp xếp công việc trên dòng thời gian sao cho hiệu năng và hiệu quả nhất. Muốn vậy, mỗi việc làm đều phải có chủ đích và có kế hoạch, nghĩa là làm đúng việc và đúng cách — đấy là mục đích của các bài giảng ở Cấp 1: Tìm Giải Pháp.
Làm không đúng việc, càng cố gắng thì càng hao tổn công sức mà vấn nạn ngày càng tệ đi. Và không gì phí thời gian hơn là phải bắt đầu lại từ bước lùi dài. Đó là sai một ly đi một dặm. Chọn đúng việc nhưng làm không đúng cách thì như người đi đứng hướng nhưng chọn đường trắc trở, chông gai trong khi có con lộ bằng phẳng, dễ đi hơn.
Khi bắt tay hành động, biết sắp xếp công việc trên dòng thời gian là một kỹ năng thực dụng hết sức cần thiết. Bài giảng này gói ghém kỹ năng này trong một công thức đơn giản mà mọi người có thể sử dụng hoặc biến chế cho phù hợp với hoàn cảnh hoặc chọn lựa cá nhân.