Ts. Nguyễn Đình Thắng
http://machsongmedia.com
Đây là một khái niệm khá trừu tượng và mới mẻ. Tôi định nghĩa vốn tổ chức là trình độ văn hoá của tổ chức cộng với tổng thể các mối tương quan hữu cơ được định chế hoá giữa các bộ phận của một tổ chức với nhau.
Trình độ văn hoá được đo lường dựa trên 2 tiêu chí:
- Cung cách ứng xử hàng ngày của mọi thành viên trong tổ chức có “toát” ra giá trị chiến lược của tổ chức không.
- Các quyết định quan trọng của tổ chức có dựa trên giá trị nền tảng không.
Mức định chế hoá của một tổ chức được thể hiện qua:
- Cấu trúc kèm với quan hệ tương tác giữa các bộ phận của tổ chức, gọi tắt là quy củ
- Các công thức vận hành của tổ chức, gọi tắt là bài bản
Hình 1 – Hình minh hoạ (nguồn từ conceptboard.com)
Đặc tính của vốn tổ chức
Vốn tổ chức phong phú khi văn hoá tổ chức hồn hậu và trình độ định chế hoá cao, giúp tăng hiệu năng công việc. Nói cách khác, vốn tổ chức tăng khi cũng bấy nhiêu con người khi ngồi lại với nhau thì hiệu năng vcủa họ tăng so với làm việc riêng lẻ. Cách nói bóng bảy là: Tổ chức giúp những người bình thường đạt kết quả vượt lên trên sự bình thường.
Ngược lại, vốn tổ chức giảm khi một nhóm người đến với nhau thì hiệu năng chung giảm đi so với mạnh ai nấy làm riêng rẽ. Tình trạng này, thoạt nghe có vẻ mâu thuẫn, nhưng lại khá phổ biến. Chẳng hạn, khi những người trong cùng công ty thường xuyên lục đục với nhau hoặc đâm thọc nhau; thay vì làm việc, họ phải lo đề phòng đồng nghiệp. Vốn tổ chức của họ trở thành âm.
Vốn tổ chức phong phú giúp:
- Giải phóng tổ chức khỏi sự lệ thuộc vào một hoặc vài cá nhân đặc thù.
- Bảo đảm tính liên tục trong hoạt động của tổ chức dù có thay đổi nhân sự — khi một người vắng mặt, tạm thời hoặc dài hạn, thì đã có sẵn người điền thế.
- Giảm thiểu sự xáo trộn khi có sự thay đổi nhân sự — khi một người ra đi hoặc môt người mới đến, sự phân bổ chức năng tự động được sắp xếp lại cho phù hợp.
- Tăng triển vọng trường tồn: Người đến, người đi, tổ chức vẫn vận hành theo quy củ và bài bản có sẵn. Cách nói bóng bảy là, “tổ chức giúp những con người với đời sống hữu hạn đạt sự bất tử”.
- Từ quy củ đến quy mô: Trình độ định chế hoá càng cao, tổ chức càng có cơ hội phát triển nhờ rập khuôn hay nhận rộng. Đây là nội dung của Cấp 5.
- Tạo cơ hội và phương tiện để thu hoạch xuất liệu dùng làm nhập liệu tái đầu tư cho sự phát triển và cho hoạt động phục vụ của tổ chức.
Để tăng vốn tổ chức
Vốn tổ chức không tự dưng tăng mà bộ phận quản trị và điều hành tổ chức phải có kế hoạch đầu tư và phải dành thời gian, nguồn lực và công sức để thực hiện kế hoạch ấy. Đây chính là phần đầu tư hướng nội đã bàn đến trong bài giảng về chu kỳ đời sống của một tổ chức. Tỉ lệ của phần hướng nội này không thể dưới 1/3 tổng nguồn lực của tổ chức, và phải nhiều hơn thế khi tổ chức còn non yếu hay đang chuyển mình. Tổ chức càng hoạt động chuyên môn thì tỉ lệ này càng cao.
Dưới đây là một số cách tăng vốn tổ chức:
- Định hướng cho mọi thành viên mới về các giá trị đạo đức nền tảng của tổ chức và cắt cử một thành viên kỳ cựu kèm mỗi thành viên mới trong thời gian đầu;
- Ấn định thể thức quản lý nhân sự để bảo đảm mọi thành viên của tổ chức tuân thủ các nguyên tắc hành xử (giá trị chiến lược) trong giao tiếp hàng ngày;
- Quy định thể thức lập phương án hành động, và bảo đảm việc áp dụng thể thức này trong mọi lĩnh vực hoạt động;
- “Công thức hoá” các thủ tục và thể thức hành chánh;
- Phân bổ công tác, thẩm quyền và trách nhiệm rõ ràng cho mọi chức năng trong tổ chức;
- Có kế hoạch đo lường tiến triển trong công việc, và kế hoạch chỉnh sửa và cải thiện công việc;
- Dành nguồn lực thoả đáng cho việc đánh giá thành quả công việc của tổ chức;
- Cắt cử nhân sự trách nhiệm về “chiến lược tái đầu tư”.
Chiến lược tái đầu tư
Chiến lược tái đầu tư là “diệu kế” để duy trì và phát triển tổ chức. Chiến lược này gồm 3 công đoạn, không nhất thiết phải tuần tự trước sau. Đó là:
- Tạo ra xuất liệu và giá trị phúc lợi cho đối tượng phục vụ và cho tổ chức;
- Thu hoạch các xuất liệu và giá trị phúc lợi đã tạo ra;
- Tái đầu tư các xuất liệu và giá trị phúc lợi đã thu hoạch vào lại tổ chức và để phát triển nguồn lực ngoài tổ chức.
Hình 2 – Khái niệm tái đầu tư
Trong thực tế, mô hình tái đầu tư phức hợp hơn vì giá trị thu hoạch được có thể đầu tư để phát triển một hoặc nhiều loại vốn cùng lúc. Chẳng hạn, một tổ chức phòng, chống buôn người vừa giải cứu được 50 nạn nhân và đưa họ trở về gia đình an toàn. Đó là giá trị phúc lợi mà tổ chức đã tạo được cho 50 con người. Cộng vào đó là các xuất liệu như: các bản tin trên truyền thông quốc tế, sự lên tiếng của một số cơ quan LHQ, sự phối hợp với một số cơ quan chức năng sở tại, danh sách các thủ phạm… Nếu khéo thu hoạch thì các xuất liệu và giá trị phúc lợi này có thể giúp tổ chức:
- Tăng vốn nhân lực khi một số nạn nhân sẵn sàng tình nguyện làm sứ giả cho hoạt động phòng, chống buôn người của tổ chức.
- Tăng vốn tài chánh khi hiệu quả công việc được phổ biến rộng rãi, thu hút được thêm nhiều nhà hảo tâm đóng góp tài chánh cho tổ chức.
- Tăng vốn tri thức khi các thành viên tham gia giải cứu và những nạn nhân chia sẻ các bài học hay, các kinh nghiệm thực tiễn về giải cứu và bảo vệ.
- Tăng vốn tổ chức khi các bài học và kinh nghiệm này được định chế hoá thành thủ bản hành động dùng để huấn luyện cho các thành viên mới của tổ chức.
- Tăng vốn xã hội khi tổ chức ấy chia sẻ kinh nghiệm của mình với các tổ chức thân hữu và đạt thoả thuận hợp tác với một số cơ quan chính quyền cho các cuộc giải cứu tương lai.
Các loại vốn đều tương tác với nhau chứ không hề biệt lập.
Hình dưới đây thể hiện mô hình tái đầu tư. Điều cần lưu tâm là vòng tái đầu tư để phát triển nguồn cung cấp nhập liệu nằm ngoài tổ chức, như là tình nguyện viên, các nhà hảo tâm đóng góp cho tổ chức, các tổ chức đối tác… Thường, nguồn lực ngoài tổ chức cung cấp phần lớn nhập liệu cho sự vận hành và các hoạt động phục vụ của tổ chức.
Hình 3 – Mô hình tái đầu tư
Kết luận
Con người là yếu tố thiết yếu của tổ chức. Không có con người thì cũng không có tổ chức. Thế nhưng, vốn tổ chức lại giải phóng tổ chức khỏi sự lệ thuộc vào một hoặc vài cá nhân đặc thù. Thoạt nghe có vẻ mâu thuẫn, nhưng thực tế thì không hề.
Ông Jim Collins, một chuyên gia và tác giả nổi tiếng về quản trị kinh doanh, nhận định rằng các vị tổng giám đốc từng đưa công ty từ giỏi đến tuyệt vời lại thường là những người ít ai biết đến. Qua công trình nghiên cứu, Ông Collins nghiệm ra rằng những người nổi tiếng thường thích tự đánh bóng thay vì cần mẫn xây dựng tổ chức. Một tổ chức có người lãnh đạo như vậy thì sẽ thành tổ chức của “một người xuất chúng, và một nghìn người phụ việc”[1] — cách diễn tả đúng hơn là: “một thần tượng và đoàn người theo đuôi”. Tổ chức ấy nghèo về vốn tổ chứ vì thực chất chỉ là của riêng một người — cấu trúc tổ chức nếu có thì chỉ trên giấy tờ.
Bài đọc thêm:
Lãnh đạo tài, lãnh đạo tồi
https://machsongmedia.com/chinhtri/nguyn-inh-thng/79-lanh-dao-tai-lanh-dao-toi
[1] From Good to Great, Jim Collins