Ts. Nguyễn Đình Thắng
http://machsongmedia.com
Nguồn lực nào nuôi dưỡng một tổ chức?
Đây là một câu hỏi khá phổ biến. Câu trả lời mà tôi thường nhận được là: tiền, hoặc tài chính.
Thực ra, một tổ chức muốn hoạt động hiệu năng và hiệu quả thì cần 5 nguồn lực: tài chính; nhân sự; kiến thức; cách thức tổ chức và vốn xã hội. Thứ tự này được sắp xếp theo mức độ từ cụ thể đến trừu tượng, từ đơn giản đến phức hợp.
Cả 5 nguồn lực này được xem là vốn, nghĩa là có thể tăng hoặc giảm. Quản trị một tổ chức chung quy là quản trị 5 loại vốn này. Muốn quản trị một loại vốn thì trước hết chúng ta phải hiểu đặc tính của loại vốn ấy.
Trong bài này chúng ta bàn về vốn tài chính.
Có câu nói, tiền là huyết mạch của mọi tổ chức. Đúng, nhưng chưa đủ. Tổ chức nào suy nghĩ đơn giản rằng chỉ cần tiền là mọi việc sẽ hanh thông thì chắc chắn sẽ chết yểu. Trên thực tế, vốn tài chính lại ít quan trọng nhất trong năm loại vốn vì tương đối dễ tích luỹ, quản lý và tăng trưởng.
Hình minh hoạ (nguồn từ Internet)
Đặc tính của vốn tài chính
Đặc tính nổi bật của tài chính là tính cụ thể và giá trị tương đương. Cụ thể là sờ được, thấy được hoặc đếm được. Giá trị tương đương nghĩa là hai tờ 1 đồng có giá trị ngang nhau và có bản chất y như nhau. Nói cách khác, 1 Mỹ Kim ở Việt Nam tương đương với 1 Mỹ Kim ở Pháp hoặc ở Hoa Kỳ. Chính đặc tính này cho phép chúng ta làm các phép toán cộng, trừ, nhân, chia trên tài chính. Từ đó mới có việc lập sổ sách tài chính, mới có các quy tắc kế toán, và mới có chế độ kiểm toán. Vì cụ thể và mang giá trị tương đương, tiền có thể được tích luỹ, vay mượn, hoán đổi cũng như chuyển ngân từ nơi này sang nơi khác. Nó là chất bôi trơn nền kinh tế toàn cầu.
Trong quản lý tài chính, có 4 nguyên tắc căn bản.
Nguyên tắc truy cứu
Mỗi đơn vị tiền đều phải được quản lý; muốn quản lý thì phải truy cứu được. Một cách dễ hiểu, mỗi xu đều phải truy cứu là từ đâu đến, hiện ở đâu, hoặc đã/sẽ tiêu đi đâu? Nói cách khác, khi một đơn vị tiền vừa nhập vào một tổ chức thì phải được dán nhãn về tông tích và liên tục truy xem đang ở đâu hoặc đã đi về đầu.
Tuy mỗi đơn vị tiền đều có giá trị tương đương, khi một đồng nhập vào một tổ chức thì phải được phân loại rạch ròi. Chẳng hạn, nếu có ai cống hiến cho tổ chức một đồng để giúp trẻ em khuyết tật thì một đồng ấy đã được dán nhãn, không thể dùng cho việc khác, dù chính đáng cách mấy, như để giúp phụ nữ bị bạo hành hoặc người già neo đơn. Hay số tiền cống hiến cho một tổ chức với mục đích cứu đói thì không thể dùng mua sách vở cho trẻ em nghèo; dù việc mua sách vở là việc làm tốt, nó không đúng mục đích của người hiến tặng.
Nguyên tắc truy cứu bảo đảm rằng mỗi một đồng được đưa vào tổ chức thì phải biết nguồn từ đâu, ai đang giữ, đã sử dụng chưa, và có sử dụng đúng mục đích hay không.
Nguyên tắc trách nhiệm
Nhất nhất đơn vị tiền nhỏ nhất cũng phải có người chịu trách nhiệm. Thường trách nhiệm này gồm 3 khâu: thu, giữ và chi. Người (hoặc nhóm người) chịu trách nhiệm “thu”, phải ghi rõ nguồn thu, mục đích của đồng tiền, xác nhận với nguồn cung về số tiền và mục đích của khoản tiền, và chuyển số tiền sang khâu “giữ”.
Khâu giữ xác nhận đã nhận được số tiền bao nhiêu và cho mục đích gì. Người (hoặc nhóm người) chịu trách nhiệm “giữ” sẽ chỉ xuất quỹ khi được xác nhận bởi người có thẩm quyền “chi” về số tiền và mục đích xuất quỹ với điều kiện mục đích xuất quỹ phù hợp với mục đích của số tiền đã được xác định khi thu.
Khâu chi sẽ phải chứng minh, bằng chứng từ, rằng khoản chi là phù hợp với mục đích được ấn định bởi nguồn thu. Để tránh tình trạng khuất tất do lợi ích riêng, nhiều tổ chức có quy tắc minh bạch về mua hàng hoá hay dịch vụ. Ví dụ, BPSOS có 2 quy tắc: (1) Phải khảo giá với tối thiểu 3 nguồn cung cấp sản phẩm hay dịch vụ; (2) Người quyết định chi phải tiết lộ mọi quan hệ, nếu có, với nguồn cung và tạm gác thẩm quyền quyết định chi trong trường hợp nguồn cung ấy có thể là chọn lựa tối ưu.
Người trách nhiệm mỗi khâu phải khác nhau và độc lập với nhau. Sự chuyển giao từ khâu này sang khâu kia phải truy cứu được qua sổ sách, giấy tờ. Sau đó, cần phải có thành phần thứ tư, hoàn toàn độc lập, để rà soát định kỳ các giấy tờ, sổ sách. Tùy theo đòi hỏi của luật pháp hoặc nguồn cấp ngân khoản, tổ chức sẽ quyết định thời gian định kỳ để thực hiện công tác rà soát.
Nguyên tắc minh bạch
Minh bạch nghĩa là có sự giám sát và kiểm toán độc lập. Cơ chế giám sát có thể gồm nhiều thứ bậc trong nội bộ tổ chức, bao gồm từ dưới lên:
- Người quản trị một đề án
- Ban Kế Toán
- Giám Đốc Tài Chánh
- Giám Đốc Điều Hành
- Tổng Giám Đốc
- Hội Đồng Quản Trị (còn gọi là Hội Đồng Giám Đốc)
Cơ chế kiểm toán phải độc lập và chuyên môn, có thể bao gồm:
- Chuyên gia kiểm toán của nguồn cấp ngân khoản
- Công ty kiểm toán chuyên nghiệpV
- Viên chức sở thuế
Trong quá tình thực hiện nguyên tắc minh bạch cần phải đảm bảo tính riêng tư, đó là nuyên tắc bảo mật.
Nguyên tắc bảo mật
Nguyên tắc này có thể hiểu là, “chỉ được biết khi có phận sự” (need to know). Có khi người đóng góp không muốn lộ danh tính vì khiêm tốn, vì muốn kín đáo, hoặc vì sự an toàn cá nhân. Có khi không tiện nêu rõ nơi tiếp nhận khoản chi vì lý do an toàn hoặc nhân phẩm (như khoản tiền giúp đỡ một nạn nhân bạo hành).
Như thế, tính minh bạch phải hiểu là có sự giám sát và kiểm toán độc lập và chéo nhau để mọi sự thất thoát, nếu có, đều sẽ được phát hiện bởi những người có phận sự và có chuyên môn. Những người này có tính chuyên nghiệp cao và tuyệt đối tuân thủ nguyên tắc bảo mật.
Phân biệt minh bạch với bạch hoá
Minh bạch không đồng nghĩa với bạch hoá.
Minh bạch có nghĩa là tình trạng tài chính có thể kiểm tra được một cách độc lập để tránh sự thất thoát và bảo đảm nguồn lực tài chính được chi đúng mục đích. Cần người độc lập và có đủ khả năng, kinh nghiệm và uy tín cho việc kiểm tra. Người thực hiện trách nhiệm đó phải đảm bảo được tính riêng tư của tất cả những ai liên quan, như nguồn đóng góp, người nhận lương, người được tài trợ…
Bạch hóa là “trình làng” mọi thông tin ra trước công chúng. Bạch hoá vừa vi phạm nguyên tắc bảo mật thông tin riêng tư vừa không bảo đảm được tính minh bạch vì công chúng không đủ chuyên môn để truy cứu dòng chảy của từng đơn vị tiền qua các khâu thu, giữ và chi. Chẳng hạn trong việc gây quỹ hỗ trợ tù nhân lương tâm, bạch hóa là liệt kê thông tin của người đóng góp và người nhận sự trợ giúp (họ tên, ngày tháng năm, khoản tiền, địa chỉ….). Làm vậy sẽ vi phạm nguyên tắc bảo vệ tính riêng tư về thông tin cá nhân.
Hơn nữa, khi bạch hóa, không phải người nào cũng đủ trình độ để phối kiểm, đối chiếu, truy cứu, nên tính minh bạch chưa chắc được bảo đảm. Gần đây, ở Việt Nam rộ lên việc đòi hỏi các văn nghệ sĩ gây quỹ cứu trợ thiên tai sao kê tài khoản ngân hàng. Công an nhập cuộc điều tra rồi kết luận không có sai phạm.
Thực ra, việc sao kê là cần nhưng không đủ bảo đảm sự tuân thủ các nguyên tắc truy cứu, trách nhiệm, và minh bạch khi: (1) các bộ phận thu, giữ và chi không độc lập với nhau, (2) không có thể thức và tiêu chí cho các quyết định chi (để tránh sự thiên vị theo cảm tính hoặc quan hệ thân thuộc chẳng hạn), (3) đơn vị công an thực hiện việc rà soát không chuyên về kiểm tra tài chánh.
Kết luận
Nhóm lõi cần tối thiểu một người, và lý tưởng một nhóm người, chuyên trách vấn đề quản lý và tăng trưởng vốn tài chánh cho tổ chức. Người này, hoặc nhóm người này, phải được đào tạo và huấn luyện về các nguyên tắc về quản lý tài chính. Nắm vững được các nguyên tắc này giúp tăng hiệu quả trong quản lý và phát triển một trong 5 nguồn dinh dưỡng nuôi sống tổ chức. Trách nhiệm này thuộc ban quản lý tài chánh mà đứng đầu thường là vị phó giám đốc tài chánh của tổ chức.
Bài đọc thêm:
Thế nào là minh bạch và làm sao để đạt được sự minh bạch?
https://www.rfa.org/vietnamese/news/comment/ReadersOpinions/how-to-acheave-transparency-09142015095008
[Khoá đào tạo 12 tháng] Cấp 2, Bài 1 – Dẫn Nhập: Tổ Chức và Lãnh Đạo:
https://machsongmedia.com/congdong/dao-tao-lanh-dao/1783-khoa-dao-tao-12-thang-cap-2-dan-nhap-to-chuc-va-lanh-dao
[Khoá đào tạo 12 tháng] Cấp 2, Bài 2 – Tại Sao Cần Tổ Chức?:
https://machsongmedia.com/congdong/dao-tao-lanh-dao/1786-khoa-dao-tao-12-thang-cap-2-tai-sao-can-to-chuc
[Khoá đào tạo 12 tháng] Cấp 2, Bài 3 – Văn Hoá Tổ Chức:
https://machsongmedia.com/congdong/dao-tao-lanh-dao/1787-khoa-dao-tao-12-thang-cap-2-bai-3-van-hoa-to-chuc
[Khoá đào tạo 12 tháng] Cấp 2, Bài 4: Chu kỳ đời sống của một tổ chức:
https://machsongmedia.com/congdong/dao-tao-lanh-dao/1788-khoa-dao-tao-12-thang-cap-2-bai-4-chu-ky-doi-song-cua-mot-to-chuc
[Khoá đào tạo 12 tháng] Cấp 2, Bài 5: Để Khởi Dựng Một Tổ Chức:
https://machsongmedia.com/congdong/dao-tao-lanh-dao/1789-khoa-dao-tao-12-thang-cap-2-bai-5-de-khoi-dung-mot-to-chuc
[Khoá đào tạo 12 tháng] Cấp 2, Bài 6: Tuyên Ngôn Sứ Mạng và Chương Trình Hành Động Hướng Nội:
https://machsongmedia.com/congdong/dao-tao-lanh-dao/1790-khoa-dao-tao-12-thang-cap-2-bai-6-tuyen-ngon-su-mang-va-chuong-trinh-hanh-dong-huong-noi
[Khoá đào tạo 12 tháng] Cấp 2, Bài 7: Hình Thành Nhóm Lõi và Thành Lập Cơ Cấu Tổ Chức
https://machsongmedia.com/congdong/dao-tao-lanh-dao/1791-khoa-dao-tao-12-thang-cap-2-bai-7-hinh-thanh-nhom-loi-va-thanh-lap-co-cau-to-chuc
Sách mỏng Cấp 1 – Tìm Giải Pháp:
https://dvov.org/wp-content/uploads/2022/01/Dao-tao-Lanh-Dao-Tim-Giai-Phap-Jan-2022.pdf