Ts. Nguyễn Đình Thắng
http://machsongmedia.com
Căn cứ vào tuyên ngôn sứ mạng, hệ thống giá trị đạo đức và chiến lược, và chương trình hành động, nhóm tiên khởi bắt đầu tuyển nhân sự nòng cốt, còn gọi là “nhóm lõi” để gầy dựng tổ chức cả về văn hoá lẫn cơ cấu. Tạo được nhóm lõi phải là xuất liệu trong mô hình lôgíc về khởi dựng tổ chức.
Nhóm lõi
Có 2 thành phần tiêu chí để tuyển nhân sự nhóm lõi: (1) đạo đức và cung cách; (2) năng lực và kinh nghiệm.
Hình 1 – Hình minh hoạ (nguồn từ Facebook)
Đạo đức và cung cách
Các nhân sự nhóm lõi nhất thiết phải chia sẻ các giá trị đạo đức nền tảng và các giá trị chiến lược, tức là các quy tắc ứng xử, của tổ chức. Bằng không, nền văn hoá tổ chức sẽ không thể hình thành như mong muốn. Trước hết, nhân sự nhóm lõi mà không chia sẻ giá trị đạo đức nền tảng của tổ chức thì, như một tế bào ung thư, sẽ nhanh chóng huỷ hoại cả tổ chức nhất là khi tổ chức đang trong thời kỳ trứng nước.
Chẳng hạn, một tổ chức chọn thái độ tôn trọng nhân phẩm làm giá trị đạo đức nền tảng thì không thể nào dung túng một thành viên nhóm lõi thường hay vi phạm nhân phẩm của người ở trong và ngoài tổ chức. Tình trạng này càng kéo dài, thành viên này sẽ càng thao túng toàn bộ nhóm lõi vì những người tuân thủ giá trị đạo đức sẽ tự ý bỏ đi hoặc bị đẩy ra khỏi tổ chức; những người trật lại đều chung đặc điểm là không xem trọng giá trị đạo đức nền tảng của tổ chức. Họ tạo nên nền văn hoá tổ chức của riêng họ. Đây là hiện tượng ngâu tầm ngâu, mã tầm mã.
Đó chính là lý do đổ vỡ của các tổ chức thuộc xã hội dân sự khi có sự xâm nhập của thành phần đảng phái chính trị. Họ xâm nhập với mục đích nguỵ trang để tránh sự nhòm ngó của chính quyền. Để an toàn, họ nguỵ trang luôn cả với những người hợp tác trong tổ chức và những người ủng hộ ngoài tổ chức. Họ vi phạm nghiêm trọng giá trị đạo đức nền tảng, mà nếu không giải quyết dứt khoát và ngay thì sẽ làm chết, hoặc tệ hơn, hỏng tổ chức.
Khi nhân sự nhóm lõi chia sẻ quan điểm về giá trị đạo đức nền tảng nhưng không tuân thủ các quy tắc ứng xử của tổ chức thì sẽ tạo hình ảnh chệch choạc, thiếu chuyên nghiệp hoặc tạo xáo trộn trong sinh hoạt thường nhật cho cả tổ chức. Chẳng hạn, một tổ chức chủ trương mọi thành viên phải trang phục chỉnh tề khi phục vụ tha nhân, chỉ cần 1 thành viên ăn mặc nhếch nhác là đủ phá hỏng hình ảnh của cả tổ chức.
Năng lực và kinh nghiệm
Chương trình hành động dù hướng nội hay hướng ngoại đều đòi hỏi nhân sự với khả năng và kinh nghiệm đa dạng để đảm nhận các chức năng khác nhau. Nhóm lõi do đó cần quy tụ đủ nhân sự với khả năng và kinh nghiệm bao quát mọi chức năng trong chương trình hành động.
Khi tuyển người, tránh đặt nặng số đông mà phải tuyển đúng người, nghĩa là họ vừa góp phần thực hiện chương trình hành động vừa góp phần xây dựng nền văn hoá của tổ chức. Sau khi tuyển người, phải có chương trình dẫn nhập cho nhân sự mới tham gia để bảo đảm họ hiểu rõ đối tượng phục vụ, chia sẻ cùng tầm nhìn, am tường các giá trị nền tảng và giá trị chiến lược, và nhớ nằm lòng tuyên ngôn sứ mạng của tổ chức. Nên sắp xếp để một người kỳ cựu hướng dẫn mỗi nhân sự mới.
Một ví dụ
Dưới đây là lộ trình hình thành nhóm lõi được tổng hợp từ kinh nghiệm thực tiễn của một số cộng đồng tôn giáo và sắc tộc ở Việt Nam. Tô đậm là các tiêu chí căn bản không thể thiếu.
Hình 2 – Một mô hình về hình thành nhóm lõi
Cơ cấu tổ chức cho giai đoạn hoạt động
Khi đã hoặc gần hoàn tất giai đoạn gầy dựng, nhóm lõi cần chuyển mình để đưa tổ chức vào giai đoạn hoạt động phục vụ tha nhân. Bước chuyển mình này bao gồm:
- Vạch ra sách lược lớn và dài hạn cho tổ chức trong giai đoạn hoạt động phục vụ
- Triển khai sách lược lớn thành kế hoạch cụ thể cho từng giai đoạn
- Triển khai kế hoạch ngắn hạn thành phương án lô-gíc và chương trình hành động để thực hiện, gồm các thành tố:
-
- Thời điểm bắt đầu và thời hạn hoàn tất
- Các công tác chính
- Nhân sự trách nhiệm toàn bộ kế hoạch và từng công tác cụ thể
- Nguồn lực cần thiết ở đầu vào
- Các thành phẩm hay kết quả kỳ vọng ở đầu ra (xuất liệu)
- Các thành quả kỳ vọng sẽ đạt được cho đối tượng phục vụ (phúc lợi)
- Định chế hoá tổ chức nhân sự:
-
- Gom các công tác tương thích thành các chức năng chuyên
- Thảo hoạ đồ quản trị: Ai chịu trách nhiệm quản lý ai và báo cáo cho ai
- Phân bổ nhân sự vào các ban, tiểu ban
- Soạn thảo các quy trình, thể thức và thủ tục
- Lên chương trình đào tạo nhân sự cho các chức năng được giao phó
Cấp 3 sẽ đi chuyên sâu hơn về định chế hoá. Trong cơ cấu tổ chức phải có một bộ phận chuyên bảo trì hoặc hoàn thiện các định chế của tổ chức. Đây chính là bô phận hướng nội, luôn luôn cần có. Thiếu, tổ chức sẽ sụp đổ không sớm thì chầy. Định chế hoá là nội dung chính của Cấp 3.
Kết luận
Chỉ khi nào nhóm lõi được kiện toàn thì tổ chức mới nên bước vào hoạt động. Thường phải mất nhiều tháng hoặc nhiều năm để kiện toàn nhóm lõi. Mọi thành viên của nhóm lõi phải hội đủ các tiêu chí: (1) đạo đức và cung cách; (2) năng lực và kinh nghiệm. Hai thành phần tiêu chí này khá giống các tiêu chí được Stephen M.R. Covey, tác giả sách “Tốc Độ của Niềm Tin” (The Speed of Trust), đề ra cho ai muốn người khác đặt niềm tin vào mình; họ phải chứng tỏ khí tiết và năng lực.
Theo tác giả Covey, khí tiết bao gồm sự liêm chính (integrity) và ý định (intent). Sự liêm chính rất gần với khái niệm đạo đức trong khoá giảng về đào tạo lãnh đạo này. Ý định ảnh hưởng trực tiếp đến cung cách; chẳng hạn, người có ý định phát chẩn thì cung cách hành động khác với người có ý định giúp đối tượng phục vụ tự lực cánh sinh. Cũng theo tác giả Covey, năng lực bao gồm khả năng (capabilities) và thành quả (results). Khả năng và năng lực là hai khái niệm tương đồng. Kinh nghiệm bao gồm nhưng rộng hơn thành quả vì thất bại cũng là một phần của kinh nghiệm.
Nói cách khác, nhìn từ góc độ của sách “Tốc Độ của Niềm Tin” thì nhóm lõi phải là những người tạo được sự tin tưởng cho mọi thành viên khác trong tổ chức và các thành phần đối tác ngoài tổ chức.
Nhóm lõi cùng nhau thiết kế và hình thành cơ cấu tổ chức để rồi đưa tổ chức vào hoạt động.
Trên thực tế, có những tổ chức đã đi vào hoạt động nhưng lỡ bỏ sót giai đoạn khởi dựng và kiện toàn nhóm lõi; nếu nhóm tiên khởi nhận ra sớm và đồng lòng quay lùi để bù đắp những khoản khiếm khuyết thì có cơ may tránh được những hệ quả đáng tiếc. Bằng không thì sự tan rã, đổ vỡ hoặc tha hoá là định luật không tránh khỏi.
Bài đọc thêm:
Từ độc tài đến dân chủ: chúng ta là yếu tố quyết định:
https://machsongmedia.com/vietnam/danchu/1401-2018-10-14-01-23-48
[Khoá đào tạo 12 tháng] Cấp 2, Bài 1 – Dẫn Nhập: Tổ Chức và Lãnh Đạo:
https://machsongmedia.com/congdong/dao-tao-lanh-dao/1783-khoa-dao-tao-12-thang-cap-2-dan-nhap-to-chuc-va-lanh-dao
[Khoá đào tạo 12 tháng] Cấp 2, Bài 2 – Tại Sao Cần Tổ Chức?:
https://machsongmedia.com/congdong/dao-tao-lanh-dao/1786-khoa-dao-tao-12-thang-cap-2-tai-sao-can-to-chuc
[Khoá đào tạo 12 tháng] Cấp 2, Bài 3 – Văn Hoá Tổ Chức:
https://machsongmedia.com/congdong/dao-tao-lanh-dao/1787-khoa-dao-tao-12-thang-cap-2-bai-3-van-hoa-to-chuc
[Khoá đào tạo 12 tháng] Cấp 2, Bài 4: Chu kỳ đời sống của một tổ chức:
https://machsongmedia.com/congdong/dao-tao-lanh-dao/1788-khoa-dao-tao-12-thang-cap-2-bai-4-chu-ky-doi-song-cua-mot-to-chuc
[Khoá đào tạo 12 tháng] Cấp 2, Bài 5: Để Khởi Dựng Một Tổ Chức:
https://machsongmedia.com/congdong/dao-tao-lanh-dao/1789-khoa-dao-tao-12-thang-cap-2-bai-5-de-khoi-dung-mot-to-chuc
[Khoá đào tạo 12 tháng] Cấp 2, Bài 6: Tuyên Ngôn Sứ Mạng và Chương Trình Hành Động Hướng Nội:
https://machsongmedia.com/congdong/dao-tao-lanh-dao/1790-khoa-dao-tao-12-thang-cap-2-bai-6-tuyen-ngon-su-mang-va-chuong-trinh-hanh-dong-huong-noi
Sách mỏng Cấp 1 – Tìm Giải Pháp:
https://dvov.org/wp-content/uploads/2022/01/Dao-tao-Lanh-Dao-Tim-Giai-Phap-Jan-2022.pdf