Ts. Nguyễn Đình Thắng
http://machsongmedia.com
Một nhóm người muốn đạt tính tổ chức cao thì phải tạo nền tảng vững chắc trước khi bắt đầu hoạt động. Nỗ lực xây dựng nền tảng cần tuân thủ một quy trình gồm những bước cụ thể; bỏ sót bước nào cũng đều có khả năng dẫn đến sự sụp đổ nội tại, chứ không cần phải do tác động từ ngoài.
Tình trạng thực tế ở Việt Nam và trong cộng đồng người Việt ở hải ngoại là có rất ít tổ chức của người dân có định chế vững chãi và tiềm năng hoạt động bền vững; phần lớn chỉ là những hiệp hội có tuổi thọ hạn chế, phụ thuộc vào nhóm người sáng lập. Khi nhóm sáng lập ra đi hoặc đổ vỡ, tổ chức không tồn tại thêm được bao lâu. Các tổ chức này đã bỏ qua giai đoạn xây dựng nền tảng và sau đó đã không đầu tư cho việc bảo trì và phát triển nền tảng ấy.
Dưới đây là công thức để xây dựng nền tảng, với trình tự lớp lang. Không được nóng vội bỏ qua hoặc làm qua loa bước nào.
Một tổ chức (hoặc một nhóm hoạt động mang tính tổ chức) thường bắt đầu với vài ba người cùng chí hướng và tin nhau. Họ là nhóm tiên khởi. Trong giai đoạn chuẩn bị, còn gọi là giai đoạn thai nghén tổ chức, họ cần cùng nhau thực hiện 4 bước theo trình tự sau đây:
- Ấn định đối tượng phục vụ
- Chọn một vấn đề của đối tượng phục vụ để đối phó hay giải quyết, còn được gọi là vấn đề trọng tâm
- Cùng nhau đề ra tầm nhìn (mục đích) của nhóm cho từng giai đoạn
- Gầy dựng văn hóa tổ chức:
- Chọn một số giá trị nhân bản làm giá trị đạo đức nền tảng cho các quyết định quan trọng ảnh hưởng toàn bộ tổ chức
- Chọn một số quy tắc hành xử, còn gọi là giá trị chiến lược, làm chuẩn mực cho cung cách hành xử của mọi thành viên trong tổ chức
1. Ấn định đối tượng phục vụ
Nhóm tiên khởi trước hết phải ấn định đối tượng phục vụ. Khái niệm “đối tượng phục vụ” đã được giải thích và phân tích kỹ lưỡng trong Bài 3 ở Cấp 1. Ở đây, cần lưu ý là nhóm tiên khởi có thể chọn đối tượng phục vụ với tầm vóc bao quát, như “các phụ nữ dễ bị tổn thương bởi nạn bạo hành gia đình”; tuy nhiên, cần khởi đầu với một tiểu tập hợp cụ thể và vừa sức, như “các phụ nữ bị bạo hành gia đình ở Xã A, Huyện B, Tỉnh C.” Cụ thể nghĩa là có thể tiếp cận để đo lường phúc lợi tạo ra cho họ. Tiểu tập hợp này, còn gọi là đối tượng phục vụ chiến lược, có thể được nới rộng dần theo đà phát triển của tổ chức.
Nếu nhóm tiên khởi không đồng ý được với nhau về đối tượng phục vụ chiến lược thì nên chia tay nhau ngay tại đây để tránh uổng phí thời gian của nhau.
2. Chọn vấn đề trọng tâm
Khi đã đồng thuận về đối tượng phục vụ chiến lược, nhóm tiên khởi cần xác định vấn đề trọng tâm của đối tượng phục vụ chiến lược mà nhóm muốn giải quyết. Bởi đối tượng phục vụ thường cùng lúc phải đối mặt với nhiều hậu quả của vấn nạn nên phải chọn ra một hoặc vài trọng tâm ưu tiên phù hợp với sở nguyện của nhóm tiên khởi và sở trường của tổ chức mà nhóm muốn khởi dựng.
Trong ví dụ của bài trước, nhóm tiên khởi chọn tập trung vào 3 trọng tâm: (1) an toàn cá nhân, (2) hỗ trợ pháp lý, và (3) sinh kế. Tuy nhiên, nếu nhóm tiên khởi chỉ gồm các cán sự xã hội thì có thể chỉ chọn một vấn đề trọng tâm là an toàn cá nhân; hoặc nếu đa số trong nhóm là luật gia, luật sư thì có thể chỉ chọn hỗ trợ pháp lý làm trọng tâm.
Nếu nhóm tiên khởi không đồng ý được với nhau về vấn đề trọng tâm của đối tượng phục vụ chiến lược cho giai đoạn sắp đến thì nên chia nhau ra để khởi dựng các tổ chức khác nhau. Các tổ chức này sẽ hợp tác để cùng phục vụ đối tượng phục vụ chung trong nhiều lĩnh vực chuyên khác nhau nhưng bổ trợ cho nhau.
3. Đề ra tầm nhìn
Khi đã đồng ý về vấn đề trọng tâm, nhóm tiên khởi cần đồng thuận về tầm nhìn chung. Tầm nhìn quyết định hướng đi. Nó được ví như Sao Bắc Đẩu, giúp đoàn người không lạc hướng và không lạc nhau dù rong ruổi nghìn dặm. Chúng ta hãy tưởng tượng, giữa đêm tối mịt mùng, một trăm người mạo hiểm đổ trăm chiếc thuyền con ra biển, mỗi chiếc có ngọn đèn dầu để tự soi đường. Mạnh ai nấy chèo, thì với thời gian những ánh đèn le lói sẽ càng lúc càng tản mác trên mặt biển mênh mông cho đến khi biến mất.
Nhưng trăm người ấy, trước khi đổ thuyền ra biển nếu cùng giao ước: “hãy nhắm hướng bắc và chèo xa nhất theo sức mình” thì cả trăm chiếc thuyền sẽ kết lại thành đoàn ban ngày và quầng sáng ban đêm làm dấu để không chiếc nào bị lạc. Người chèo khoẻ thì vươn lên phía trước dẫn đường, trong khi những người khác nép đằng sau, nương sóng và dưỡng sức. Khi người dẫn đầu mỏi tay chèo, lập tức có người khác sung sức vượt lên đằng trước. Cứ vậy, đoàn thuyền rẽ nước tiến lên. Sau cả tuần, cả tháng vẫn quy tụ. Đó là sự khác nhau giữa có và không có tầm nhìn.
Không chung tầm nhìn, mỗi người sẽ đi về một hướng khác nhau. Dù có thể đang ở cùng nhau, nhưng sớm muộn rồi sẽ chia tay. Nếu không sòng phẳng và rõ rệt về tầm nhìn ngay từ đầu, tình trạng “đồng sàng dị mộng” sẽ không chỉ làm tổ chức tan rã mà còn tạo nên sứt mẻ tình cảm và tạo sự nghi kỵ, giận hờn nhau.
4. Xây dựng văn hoá tổ chức
Văn hoá của tổ chức được thể hiện qua cách ứng xử hàng ngày của từng thành viên và qua các quyết định hệ trọng của nhóm điều tổ chức. Nhóm tiên khởi cần chọn một số giá trị đạo đức nền tảng dùng làm chuẩn mực đúng – sai cho các quyết định hệ trọng: dù có lợi vẫn nhất quyết không làm nếu như vi phạm giá trị đạo đức nền tảng, và ngược lại, dù thiệt hại vẫn quyết tâm làm nếu không làm thì sẽ phản bội giá trị đạo đức nền tảng.
Nhóm tiên khởi còn phải chọn một số giá trị chiến lược, được thể hiện thành các quy tắc hành xử, làm chuẩn mực cho việc xử thế hàng ngày hoặc cho các quyết định nhỏ. Gọi là giá trị chiến lược là có thể thay đổi linh hoạt dựa trên tình huống cụ thể. Tùy thuộc vào mỗi tổ chức và lĩnh vực, những quy tắc hành xử này có thể rất khác nhau. Ở đây không có đúng, sai mà là thể hiện ra sao nét đặc trưng của tổ chức.
Nếu không đồng ý với nhau về văn hoá tổ chức thì cũng nên chia tay sớm để khỏi mất thêm thời gian, công sức của nhau và tránh sứt mẻ tình cảm không cần thiết.
Khi đã hoàn tất 4 công đoạn kể trên, nhóm tiên khởi bắt đầu xây dựng cơ cấu phôi thai cho tổ chức, gồm có 4 bước kế tiếp:
- Soạn tuyên ngôn sứ mạng
- Hoạch định chương trình hành động
- Hình thành “nhóm lõi”
- Thành lập cơ cấu tổ chức
Bài đọc thêm:
[Khoá đào tạo 12 tháng] Cấp 2, Bài 1 – Dẫn Nhập: Tổ Chức và Lãnh Đạo:
https://machsongmedia.com/congdong/dao-tao-lanh-dao/1783-khoa-dao-tao-12-thang-cap-2-dan-nhap-to-chuc-va-lanh-dao
[Khoá đào tạo 12 tháng] Cấp 2, Bài 2 – Tại Sao Cần Tổ Chức?:
https://machsongmedia.com/congdong/dao-tao-lanh-dao/1786-khoa-dao-tao-12-thang-cap-2-tai-sao-can-to-chuc
[Khoá đào tạo 12 tháng] Cấp 2, Bài 3 – Văn Hoá Tổ Chức:
https://machsongmedia.com/congdong/dao-tao-lanh-dao/1787-khoa-dao-tao-12-thang-cap-2-bai-3-van-hoa-to-chuc
[Khoá đào tạo 12 tháng] Cấp 2, Bài 4: Chu kỳ đời sống của một tổ chức:
https://machsongmedia.com/congdong/dao-tao-lanh-dao/1788-khoa-dao-tao-12-thang-cap-2-bai-4-chu-ky-doi-song-cua-mot-to-chuc
Sách mỏng Cấp 1 – Tìm Giải Pháp:
https://dvov.org/wp-content/uploads/2022/01/Dao-tao-Lanh-Dao-Tim-Giai-Phap-Jan-2022.pdf