Ts. Nguyễn Đình Thắng
http://machsongmedia.com
Trong bài trước, việc tập hợp nhiều người thành một nhóm hoạt động có tổ chức được ví như thể biến một đống gạch ngổn ngang thành một công trình kiến trúc. Đó là cách nhìn theo tư duy cấu trúc.
Tuy nhiên, tiến trình tạo nên một tổ chức phải mất thời gian và qua nhiều giai đoạn tương tự các giai đoạn trong chu kỳ đời sống của một sinh vật: phôi thai, chào đời, lớn lên, trưởng thành, ốm bệnh, suy thoái, chết và có khi tái sinh. Một tổ chức không tự dưng mà có và cũng không đương nhiên tồn tại. Đó là cách nhìn chiến lược, bước trước dẫn đến bước sau.
Cả 2 cách nhìn cùng nhắc nhở sự cần thiết đầu tư nguồn lực, công sức, thời gian để tạo dựng, duy trì và phát triển tính tổ chức: xây dựng từ trứng nước cho một cấu trúc vững chãi để hoạt động hiệu quả và dài lâu. Phần đầu tư này mang đặc tính hướng nội.
Tương tự như một cá nhân đã trưởng thành và đang trong tuổi lao động, ngoài công việc hàng ngày còn phải nghỉ, ngủ, ăn uống, tắm rửa, thể dục, đọc sách, giải trí… Các hoạt động này, chiếm khoảng ½ đến ¾ thời gian trong cuộc sống, là cần thiết để đáp ứng nhu cầu bảo trì và phát triển con người. Đó là phần hoạt động hướng nội, phục vụ cho chính mình để duy trì và tăng khả năng phục vụ người khác.
Tỉ lệ phục vụ hướng nội
Khi nói đến phục vụ, người ta thường chỉ liên tưởng đến phục vụ tha nhân, hoặc phục vụ hướng ngoại. Thực ra, phục vụ bản thân, hoặc phục vụ hướng nội, là điều tiên quyết nhưng dễ bị lơ là.
Tỉ lệ phục vụ hướng nội thay đổi theo từng giai đoạn của chu kỳ đời sống. Đối với trẻ sơ sinh, tỉ lệ hướng nội là 100% và kéo dài nhiều năm. Khi đứa trẻ bắt đầu biết phụ giúp người chung quanh, nghĩa là có hoạt động hướng ngoại, thì tỉ lệ hướng nội giảm dần và đạt mức bình ổn khi người ấy đầy đủ năng lực để phục vụ người khác. Lúc này, người ấy vẫn phải duy trì tỉ lệ hướng nội tối thiểu. Đến một độ tuổi nào đó, tỉ lệ hướng nội lại bắt đầu tăng, tiến dần đến mức 100%. Đó là chu kỳ đời sống của một đời người. Một tổ chức cũng có chu kỳ đời sống tương tự.
Một công ty khởi nghiệp cũng phải qua giai đoạn thai nghén và chuẩn bị. Trong giai đoạn này, 100% vốn liếng, công sức là giành cho các hoạt động hướng nội như nghiên cứu thị trường, thuê cơ sở, mua dụng cụ, trang bị nội thất, huấn luyện nhân viên, tiếp thị… Có khi phải một, hai hoặc nhiều năm sau mới đi vào hoạt động. Khi hoạt động, vẫn phải duy trì một tỉ lệ bảo trì và phát triển thoả đáng. Tỉ lệ này thường không dưới 30% và tăng theo mức độ chuyên môn của lĩnh vực doanh nghiệp. Một cửa hàng xén thì tỉ lệ hướng nội có thể là 30% nhưng một trung tâm nghiên cứu hay một trường đại học thì tỉ lệ hướng nội có thể lên đến 80-90%.
Một tổ chức bất vụ lợi cũng thế. Trước khi tổ chức đi vào hoạt động, những người sáng lập phải dồn 100% năng lực cho việc đặt nền móng, tạo khung sườn, xây dựng văn hoá của tổ chức, đào tạo nhân sự… Giai đoạn này có thể kéo dài nhiều tháng hoặc nhiều năm. Khi bước vào hoạt động, một quy tắc “ngón tay cái” là phải duy trì tỉ lệ hướng nội tối thiểu ở mức 1/3. Tỉ lệ này sẽ tăng lên theo tính chuyên nghiệp của tổ chức. Một số ví dụ về hoạt động hướng nội là:
- Đào tạo và phát triển nhân sự
- Giải quyết mâu thuẫn nội bộ
- Định chế hoá các lĩnh vực hoạt động của tổ chức
- Kiểm travà giám sát
- Đánh giá
- Tường trình và báo cáo
Và nhiều nữa.
Nhắc lại, ”tổ chức” trong khoá giảng này đồng nghĩa với nhóm người hoạt động mang tính tổ chức chứ không nhất thiết là một tổ chức có đăng ký hoạt động. Thật vậy, không ít tổ chức có đăng ký hoạt động hẳn hòi nhưng lại thiếu tính tổ chức.
Trong phần dưới đây, tôi sẽ chỉ nói về tổ chức bất vụ lợi. Một lỗi lầm phổ biến của nhiều nhóm hoạt động bất vụ lợi là không đầu tư đúng mức cho phần hướng nội. Việc gì xảy ra khi một người làm việc không nghỉ, không ngủ, không ăn uống, không tắm rửa, không giải trí…?
Đặt nền móng
Sáng lập một tổ chức mà không dành đủ thời gian và nguồn lực để đặt nền tảng cho tổ chức thì không khác gì xây nhà trên bãi cát. Những bước thiết yếu để đặt nền tảng cho một tổ chức bất vụ lợi:
- Chọn đối tượng phục vụ: Nếu đối tượng phục vụ mang tính cách bao quát, ở từng thời kỳ phải chọn một tiểu tập hợp cụ thể đủ để có thể đo lường sự thăng tiến về phúc lợi của từng thành viên hoặc thành phần của đối tượng phục vụ.
- Chọn vấn đề trọng tâm: Trong số nhiều vấn đề mà đối tượng phục vụ phải đối mặt, ấn định vấn đề nào là trọng tâm để giải quyết trong từng thời kỳ. trọng tâm này chính là khởi điểm (điểm A) cho lộ trình giải pháp.
- Đề ra tầm nhìn (điểm B): Phản ánh ước nguyện tối hậu, tức mục đích, của đối tượng phục vụ ở từng thời kỳ.
- Đặt nền và dựng khung cho văn hoá của tổ chức: Chọn các giá trị đạo đức nền tảng và các nguyên tắc ứng xử mẫu mực.
Một ví dụ
Một nhóm 3 người bạn cùng cảm thấy bất nhẫn trước tình cảnh của các phụ nữ bị bạo hành gia đình không nơi nương tựa. Họ quyết định lập nhóm hoạt động có tổ chức để giúp các chị em phụ nữ bị bạo hành gia đình nói chung; tuy nhiên trong 3 năm đầu họ sẽ tập trung vào đối tượng phục vụ là các chị em phụ nữ ở phường A, huyện B, tỉnh C. Dựa vào kinh nghiệm và nguồn lực có sẵn, họ quyết định 3 vấn đề trọng tâm sẽ là: (1) an toàn cá nhân, (2) hỗ trợ pháp lý, và (3) sinh kế. Tầm nhìn của họ là phụ nữ sẽ được tôn trọng nhân phẩm và hưởng mọi quyền con người và công dân một cách đầy đủ trong cuộc sống. Họ chọn nhân phẩm và bình đẳng giới làm giá trị đạo đức nền tảng. Các nguyên tắc ứng xử mẫu mực của tổ chức tương lai bao gồm: công bằng, minh bạch, chuyên nghiệp.
Nhóm này quyết định dành trọn 9 tháng để đặt nền móng cho nhóm, bao gồm các công việc:
- Xác định đối tượng phục vụ cho 3 năm tới và các vấn đề họ phải đối mặt
- Mô tả vấn đề trọng tâm và phân tích các căn nguyên của vấn đề trọng tâm
- Mô tả tầm nhìn bằng lời văn và bằng hình minh hoạ
- Đề ra sách lược để đạt tầm nhìn, tóm tắt theo dạng mô hình lôgíc
- Liệt kê và giải thích các giá trị đạo đức lõi
- Liệt kê các nguyên tắc ứng xử mẫu mực trong giao tiếp hàng ngày
- Lập kế hoạch và tiêu chuẩn tuyển thêm nhân sự tham gia nhóm
Kết luận
Đối tượng phục vụ được nêu trong tuyên ngôn sứ mạng của một tổ chức có thể được hiểu là đối tượng phục vụ ngoại tại. Một tổ chức bất vụ lợi luôn luôn còn có đối tượng phục vụ nội tại: chính tổ chức đó. Mục đích hướng nội của một tổ chức bất vụ lợi là duy trì và phát triển năng lực của tổ chức để thực thi sứ mạng của mình. Gầy dựng, bảo tồn và tăng năng lực của tổ chức lẽ ra phải là ưu tiên hàng đầu nhưng thường bị lơ là bởi những người hoạt động trong lĩnh vực xã hội dân sự. “Có thực mới vực được đạo” thể hiện quy tắc thực tiễn này.
Thực trạng ở Việt Nam là các tổ chức trong xã hội dân sự rất èo uột và ngày càng ít đi. Theo tôi, lý do là thiếu sự đầu tư nguồn lực, công sức và thời gian thích đáng để xây dựng nền móng và xây dựng nội lực; còn sự khắt khe của chế độ chỉ là yếu tố phụ. Nếu như cấc tổ chức này hoạt động ở Hoa Kỳ, Úc, Canada, Pháp… thì cũng ít hiệu quả và khó trường tồn vì tính tổ chức kém.
Để hiểu tầm quan trọng của việc duy trì và phát huy năng lực của tổ chức hoạt động xã hội, chúng ta hãy so sánh. Một y sĩ phải được đào tạo trên 20 năm để chữa bệnh cho một bệnh nhân. Một tổ chức có ý nguyện giải quyết một vấn nạn xã hội, ảnh hưởng đến vài trăm, vài nghìn con người, mà không chuẩn bị và trang bị năng lực cho chính mình trước đã thì có hợp lý và đáng tin cậy không?
Bài đọc thêm:
Không thể lên võ đài mà không học võ
http://machsong.org/modules.php?name=News&file=article&sid=2928
[Khoá đào tạo 12 tháng] Cấp 2, Bài 1 – Dẫn Nhập: Tổ Chức và Lãnh Đạo:
https://machsongmedia.com/congdong/dao-tao-lanh-dao/1783-khoa-dao-tao-12-thang-cap-2-dan-nhap-to-chuc-va-lanh-dao
[Khoá đào tạo 12 tháng] Cấp 2, Bài 2 – Tại Sao Cần Tổ Chức?:
https://machsongmedia.com/congdong/dao-tao-lanh-dao/1786-khoa-dao-tao-12-thang-cap-2-tai-sao-can-to-chuc
[Khoá đào tạo 12 tháng] Cấp 2, Bài 3 – Văn Hoá Tổ Chức:
https://machsongmedia.com/congdong/dao-tao-lanh-dao/1787-khoa-dao-tao-12-thang-cap-2-bai-3-van-hoa-to-chuc
Sách mỏng Cấp 1 – Tìm Giải Pháp:
https://dvov.org/wp-content/uploads/2022/01/Dao-tao-Lanh-Dao-Tim-Giai-Phap-Jan-2022.pdf