Ts. Nguyễn Đình Thắng
http://machsongmedia.com
Thường, một cá nhân không thể riêng mình giải quyết một vấn nạn, nghĩa là một vấn đề mang tính hệ thống. Cây vấn đề và biểu đồ chuyển đổi, đã được trình bày ở Cấp 1, cho thấy giải pháp cho một vấn nạn đòi hỏi sự tác động đồng bộ đến các căn nguyên và nhiều yếu tố chuyển đổi cùng lúc — việc mà một cá nhân không thể làm — và nhiều khi cần khoảng thời gian dài hơn là một cá nhân có thể cống hiến hoặc tồn tại. Điều này đòi hỏi hoạt động mang tính tổ chức. Hoạt động cá nhân chỉ có thể đối phó qua loa đằng ngọn, rồi đâu lại vào đấy.
Henry David Thoreau, nhà tự nhiên học và triết gia Hoa Kỳ trong nửa đầu thế kỷ 19, từng nhận định: “Cứ một nghìn người chặt lá đằng ngọn của sự tà ác thì mới có một người đốn nó ở gốc.” Thực vậy, muốn tác động tận gốc của vấn nạn trước hết phải truy ra gốc của nó, thiết kế giải pháp và rồi tập hợp nhân sự thành tổ chức để thực thi giải pháp. Truy tận gốc và hình thành tổ chức là 2 công đoạn đòi hỏi tư duy cấu trúc. Đáng tiếc là các chương trình đào tạo và huấn luyện trên thế giới chưa quan tâm đúng mức đến phát triển tư duy cấu trúc.
Người ta sinh ra vốn là những sinh vật rời với bản năng hoạt động riêng lẻ, không tự dưng hiểu cách vận hành của tổ chức hoặc có khả năng thiết kế một tổ chức. Kiến thức và khả năng ấy chỉ có được qua đào tạo và huấn luyện. Thế nhưng lại có rất ít trường lớp huấn luyện bài bản về khả năng tổ chức cho những người hoạt động xã hội. Đa phần người ta phải học ở trường đời và đó chính là thử thách thúc đẩy nhiều người chọn thái độ hoạt động đơn độc, mà nhiều khi chính họ lại hiểu lầm là hoạt động độc lập. Hoạt động đơn độc thì hiệu năng thấp và không hiệu quả về giải quyết vấn nạn.
Vậy thế nào là hoạt động có tổ chức? Trước hết, cần phải hiểu những đặc tính của hoạt động có tổ chức để phân biệt với những hoạt động không mang tính tổ chức.
Đặc tính của hoạt động có tổ chức
Đó là:
- Trong một tổ chức, hiệu năng tổng hợp lớn hơn tổng cộng hiệu năng của các cá nhân rời rẽ. Để thực hiện được một chương trình hành động, thực tế đòi hỏi các năng lực đa dạng và những loại thông minh khác nhau (các loại thông minh sẽ được trình bày ở Cấp 3: Định chế hoá) và do đó cần nhiều cá nhân với năng lực và sở trường trong từng lĩnh vực chuyên. Vì mỗi công việc, mỗi chức năng được giao cho người có sở trường phù hợp nhất, sở đoản của mỗi cá nhân trở thành không quan trọng. Nói cách văn hoa là: “Hoạt động có tổ chức tạo môi trường cho những người bình thường, khi đến với nhau, làm được những việc mà bình thường họ không làm được”. Quả vậy, nếu không tạo được hiệu ứng như vậy thì tổ chức trở thành vô nghĩa và có khi phản tác dụng.
- Tổ chức duy trì tính liên tục của hoạt động trước những thay đổi hay dao động cá nhân: Khi một cá nhân ngưng hoạt động, tạm thời hoặc vĩnh viễn, lập tức có người khác điền thế và công việc không bị gián đoạn. Hiểu cách khác, tổ chức được cấu thành bởi các cá nhân nhưng sự vận hành của nó không phụ thuộc bất kỳ cá nhân đặc thù nào. Chính điều này bảo đảm tính liên tục trong hoạt động của tổ chức. Cá nhân hoạt động đơn độc rất dễ đứt gánh giữa đường.
- Tổ chức tăng triển vọng trường tồn. Để trường tồn, một tổ chức cần tạo được nền văn hóa sâu đậm và cần định chế hoá mọi chức năng và hoạt động. Văn hóa tổ chức và sự định chế hoá là nền tảng cho sự kế thừa về lãnh đạo, sự ổn định về quản trị, và khả năng thích nghi với những biến động của thế cuộc. Qua hoạt động có tổ chức, con người với đời sống hữu hạn có thể để đạt sự bất tử. Hoạt động đơn độc hoặc thiếu tổ chức thì không thể trường tồn vì những giới hạn tự nhiên của con người.
- Tổ chức cho phép chuyên môn hoá. Một chương trình hành động luôn luôn bao gồm nhiều lĩnh vực chức năng chuyên, chẳng hạn như tài chính, truyền thông, nhân sự, báo cáo, pháp lý, đánh giá, liên kết… không một cá nhân nào có thể quán xuyến tối ưu mọi lĩnh vực. Khi hoạt động có tổ chức, sự phân nhiệm vừa đòi hỏi vừa cho phép mỗi người ngày càng tập trung chuyên sâu trong lĩnh vực sở trường của mình. Một người càng chuyên sâu trong công việc của mình thì càng bổ trợ cách hiệu quả cho công việc của những người khác trong chương trình hành động chung. Người hoạt động đơn độc rất khó thăng tiến về trình độ chuyên nghiệp vì phải ôm đồm nhiều việc, kể cả những việc không thuộc sở trường. Tình trạng “hằm bà lằng” là đối cực với chuyên sâu.
Thế nào là tổ chức?
Cho dễ hiểu, hãy hình dung một đống các viên gạch rời, nằm ngổn ngang. Đó là một nhóm người ô hợp. Càng đông người thì càng hỗn độn.
Đống gạch ngổn ngang tượng trưng cho đám đông ô hợp (nguồn từ internet)
Qua tổ chức, các viên gạch rời được sắp xếp thành một công trình kiến trúc; cấu trúc của nó được ấn định bởi mối tương quan giữa từng viên gạch với tất cả những viên gạch khác. Mỗi viên gạch đều mang một chức năng riêng trong kiến trúc tổng thể. Hoạ đồ kiến trúc đã biến những viên gạch rời thành một công trình mỹ thuật. Vẽ hoạ đồ kiến trúc đòi hỏi tư duy cấu trúc.
Tương tự, tương quan giữa những con người trong nhóm tạo nên tính tổ chức. Với cách tổ chức khéo léo, những con người rất bình thường sẽ làm được những việc phi thường vì mỗi người không chỉ phát huy tối đa sở trường của riêng mình mà mọi người còn bổ trợ cho nhau. Sức mạnh tổng hợp của họ vượt xa sức mạnh tổng công của các cá nhân. Sức mạnh tổng hợp ấy không chỉ nằm ở mỗi cá nhân mà chủ yếu đến từ mối tương quan phong phú, đa dạng nhưng rạch ròi giữa các cá nhân với nhau trong tổ chức.
Công trình kiến trúc tượng trưng cho nhóm người hoạt động có tổ chức (nguồn từ internet)
Các yếu tố tiên quyết cho hoạt động có tổ chức
Người ta không tự dung có kiến thức và khả năng hình thành, điều hành và phát triển tổ chức mà phải học. Các yếu tố nền tảng cho hoạt động mang tính tổ chức, gồm có:
- Có đối tượng phục vụ rõ ràng
- Có chung tầm nhìn
- Có nền văn hoá tổ chức rõ nét
- Có định chế vững chãi
- Có kế hoạch với mục tiêu và chương trình hành động cụ thể cho từng giai đoạn
Hội đủ cả 5 yếu tố này không bảo đảm nhưng tăng triển vọng đạt được tính tổ chức.
Hoạt động mang tính tổ chức, còn gọi là hoạt động có tổ chức, biện pháp cho phép những con người có cùng mục đích hợp tác với nhau để đạt mục đích chung. Trong lĩnh vực xã hội, mục đích ấy phải thể hiện phúc lợi của đối tượng mà nhóm người ấy cùng chủ trương phục vụ, gọi tắt là đối tượng phục vụ. Nếu không cùng chung đối tượng phục vụ thì những người đến với nhau sẽ không thể đứng chung trong cùng tổ chức. Chẳng hạn, người chủ trương chỉ phục vụ đồng bào thiểu số Tây Nguyên không thể thuộc cùng tổ chức với người chủ trương chỉ phục vụ học sinh nghèo ở Bình Dương. Ấn định đối tượng phục vụ một cách rõ ràng, cụ thể là yếu tố đầu tiên cần thiết cho tiến trình hình thành tổ chức (hiểu là hình thành nhóm hoạt động mang tính tổ chức).
Cùng đối tương phục vụ là cần nhưng chưa đủ. Yếu tố cần thứ hai là phải đồng ý về phúc lợi mà nhóm muốn tạo cho đối tượng phục vụ. Nghĩa là họ phải chung tầm nhìn, được định nghĩa là điểm đến cho đối tượng phục vụ khi vấn nạn được giải quyết. Trong vấn nạn bạo hành phụ nữ chẳng hạn, người chủ trương nạn nhân nên nhịn nhục để giảm nhẹ sự bạo hành khác tầm nhìn với người chủ trương dùng luật pháp để bảo vệ nạn nhân một cách triệt để; hai người này khó có thể hợp tác trong cùng tổ chức.
Yếu tố cần thứ ba là văn hoá tổ chức vững chãi. Văn hoá này được xây dựng trên nền tảng là những giá trị đạo đức nhân bản làm chuẩn mực cho các quyết định quan trọng và những quy tắc hành xử trong sinh hoạt hàng ngày. Những quyết định quan trọng phải dựa vào đúng-sai, đúng với hoặc sai với các giá trị đạo đức nền tảng của tổ chức, chứ không dựa trên lợi-hại, thiệt-hơn. Nếu, nói cách ví von, giá trị đạo đức nền tảng tạo nên lương tri thì những quy tắc hành xử thường nhật tạo nên diện mạo cho tổ chức.
Định chế là yếu tố không thể thiếu để duy trì và phát triển tổ chức. Một tập hợp thiếu định chế chẳng khác những viên gạch được sắp ngay hàng thẳng lối nhưng vẫn rời rạc, chỉ cần một cú hích mạnh thì trở lại trạng thái hỗn độn. Các hội đoàn phần lớn không có định chế rõ rệt, như hội đồng hương, hội cựu học sinh, hội sinh viên… Qui trình chuyển từ đống gạch ngổn ngang sang thành một công trình kiến trúc được gọi là quy trình định chế hoá.
Đống gạch được xếp ngay ngắn tượng trưng nhóm người hợp tác với nhau nhưng thiếu tính tổ chức (nguồn từ internet)
Các yếu tố kể trên định hướng, định tính và định hình một tổ chức, rất cần nhưng vẫn chưa đủ. Nhóm người cùng tổ chức còn phải tiến theo một lộ trình chung, được thể hiện qua mô hình lôgíc mà chúng ta đã học ở Cấp 1. Bằng không thì sẽ là đường ai nấy đi, dù trên danh nghĩa có thể là chung tổ chức.
Thiếu một trong 5 yếu tố kể trên đều dẫn đến sự lỏng lẻo và rời rạc của tổ chức và khiến cho hoạt động của tổ chức không hiệu quả và không dài lâu. Ở Cấp 1 chúng ta đã học về 2 yếu tố đầu — đối tượng phục vụ và tầm nhìn — và yếu tố cuối cùng — lộ trình. Yếu tố văn hoá tổ chức sẽ được bàn đến ở Cấp 2 này. Yếu tố định chế sẽ được bàn đến ở Cấp 3.
Kết luận
Nhìn từ góc độ thực tiễn, giải pháp cho một vấn nạn phải được triển khai thành chương trình hành động với các công việc được phân nhiệm rõ ràng nhằm đạt những mục tiêu cụ thể tại các mốc điểm thời gian nhất định. Làm sao để triển khai thì chúng ta đã học ở Cấp 1.
Một chương trình hành động đúng nghĩa thì bao gồm nhiều công tác đòi hỏi sự phối hợp cùng nhau và bổ trợ lẫn nhau của nhiều con người với các sở trường chuyên biệt và bổ túc cho nhau. Nói cách khác, chương trình hành động làm phát sinh nhu cầu hoạt động có tổ chức.
Bài đọc thêm:
Từ độc tài đến dân chủ: chúng ta là yếu tố quyết định:
http://www.machsongmedia.com/vietnam/danchu/1401-2018-10-14-01-23-48
[Khoá đào tạo 12 tháng] Cấp 2 – Dẫn Nhập: Tổ Chức và Lãnh Đạo:
https://machsongmedia.com/congdong/dao-tao-lanh-dao/1783-khoa-dao-tao-12-thang-cap-2-dan-nhap-to-chuc-va-lanh-dao
Sách mỏng Cấp 1 – Tìm Giải Pháp:
https://dvov.org/wp-content/uploads/2022/01/Dao-tao-Lanh-Dao-Tim-Giai-Phap-Jan-2022.pdf